Préparation de l’avenir des soins des patients

<p><span>Metrohealth &eacute;limine le papier dans toute l&rsquo;entreprise pour am&eacute;liorer l&rsquo;acc&egrave;s &agrave; l'information, l&rsquo;efficacit&eacute; et les op&eacute;rations.</span></p>

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Le défi

Malgré deux applications d’entreprise en place, The MetroHealth System utilisait toujours des processus manuels sur papier qui ralentissaient les opérations dans chaque département. Le système de soins de santé universitaires complet comprend un grand centre médical de 861 lits, un hôpital de réadaptation, deux centres de soins de longue durée et de soins infirmiers spécialisés, un centre de chirurgie ambulatoire et un réseau de centres de soins communautaires. Afin d’éliminer le papier et d’optimiser les processus à l’échelle de l'entreprise, une solution qui s’intégrerait aux applications existantes était requise.

C’est alors que MetroHealth a découvert OnBase de Hyland.

La solution

Après un processus d’appel d’offres impliquant pas moins de 20 fournisseurs, MetroHealth a opté pour la gestion de contenu d’entreprise (ECM) OnBase car le système répondait aux besoins des services administratifs et cliniques. OnBase s’intègre également de façon harmonieuse dans plus de 500 applications, dont la solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) de MetroHealth, Infor Lawson et son dossier médical électronique (EMR), Epic.

« Auparavant, l’approbation d’une demande prenait trois semaines, parfois plus. Désormais, nous répondons à la plupart des demandes en seulement trois jours. Plus important encore : MetroHealth est sûr que tout le monde a suivi les bonnes procédures et peut le prouver par des pistes d’audit. »

Cathy Kowalski
Spécialiste des systèmes de gestion du matériel
The MetroHealth System

OnBase stocke et gère l’information de manière électronique dans une seule base de données centralisée et sécurisée. Une fois que l’information entre dans la solution, OnBase valide les données et associe automatiquement les nouvelles informations à toute documentation connexe déjà présente dans le système, éliminant ainsi l’indexation manuelle. En intégrant OnBase à Infor Lawson et Epic, MetroHealth garantit que les données les plus récentes sont immédiatement disponibles et simples d’accès. OnBase permet à des utilisateurs multiples de plusieurs départements et dans plusieurs sites d’accéder en un clic à l’information dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Et tout cela a lieu à partir des écrans familiers des applications dans lesquelles ils travaillent au quotidien.

Avec des outils de processus métier natifs, OnBase automatise les processus et accélère encore davantage la prise de décision. Les processus de travail acheminent les factures et les demandes de changement des employés pour examen et assurent la conformité aux processus d’approvisionnement ainsi qu’aux protocoles aux points de service. OnBase a aidé MetroHealth à accroître la sécurité, à améliorer l’accès à l’information et à optimiser les opérations, du secteur des urgences à celui des ressources humaines.

La différence

  • Amélioration de l’accès à l’information : qu’il s’agisse d’un médecin à la recherche d’un dossier du service des urgences, d’un commis AP (accounts payable : comptabilité fournisseurs) ayant besoin d’une facture ou d’un employé des ressources humaines qui cherche les antécédents de paie, une simple pression sur une touche suffit pour trouver les documents dont ils ont besoin.
  • Garantie de conformité : lorsque le montant d’une facture atteint le seuil d’achat de MetroHealth, OnBase l’envoie automatiquement au manager approprié pour examen. En utilisant les règles commerciales fixées par MetroHealth, OnBase fournit une piste d’audit complète, assurant ainsi que le processus d’approbation est suivi à chaque fois.
  • Amélioration des soins des patients : OnBase permet aux cliniciens d’accéder à des dossiers patients plus complets, le tout à partir d’Epic. Étant donné qu’OnBase valide et associe l’information sur le patient au dossier patient correct dans le dossier médical électronique, les cliniciens ont des antécédents médicaux plus complets à portée de main pour prendre des décisions plus éclairées.
  • Accélération du cycle des revenus : chez MetroHealth, le cycle des revenus commence dès l’inscription. En utilisant OnBase pour collecter les documents des patients comme des formulaires de consentement, des pièces d’identité ou des cartes d’assurance au moment de l’inscription, cette information est immédiatement disponible dans l’intégralité de MetroHealth, ce qui déclenche un workflow dans les services financiers des patients.
  • Réduction des coûts administratifs dans tout le système : en mettant OnBase en œuvre dans toute l’entreprise, MetroHealth a éliminé le papier et tous les retards, les goulots d’étranglement et l’espace engendré : les ressources humaines ont supprimé les 20 classeurs qui contenaient auparavant plus de 9 000 dossiers personnels, ce qui permet une meilleure utilisation de l’espace.