Intégration SAP
Avec la solution d’intégration pour SAP ArchiveLink, vous pouvez associer vos transactions à tous les documents métiers de votre organisation. Plutôt que de chercher l’information dans un classeur ou les dossiers partagés de leur ordinateur, les utilisateurs ont accès aux documents relatifs à leurs transactions métier directement sur la barre d’outils de leurs écrans SAP, ce qui réduit la durée des cycles de processus et ce, sans coûts de formation supplémentaires.
La solution d'intégration OnBase pour SAP pouvant être déployée depuis quasiment toutes les transactions SAP, les organisations peuvent connecter leurs documents et données dans les secteurs qui impliquent l'entreprise dans sa globalité tels que la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients , les ressources humaines, la gestion des contrats fournisseurs, la gestion des installations et plus encore.
Synchronisation SAP et OnBase en temps réel
L'intégration de OnBase à SAP peut également s'opérer au niveau des données. Lorsqu’un utilisateur effectue une mise à jour dans SAP, OnBase est automatiquement mis à jour en arrière-plan ; inversement, lorsque des modifications sont apportées dans OnBase, l’information est immédiatement mise à jour dans SAP. La solution d’intégration OnBase pour SAP permet de tout synchroniser et vous fait gagner du temps dans la gestion des données, des documents et processus.
Réduction des délais de traitement de la facturation avec SAP : le cas de l'entreprise Moen
Chez Moen, l’un des plus grands fabricants d'équipements de salle de bain et de cuisine aux États-Unis, le service de la comptabilité fournisseurs utilisait SAP pour améliorer ses données comptables. Toutefois, Moen employait encore des processus manuels pour le suivi de ses factures, bordereaux d’envoi et bons de commande. Lorsqu’un associé rencontrait un problème pendant le traitement d'une facture, ce qui se produisait plus de 350 fois par mois, il joignait un formulaire orange aux documents et les envoyait par courrier interne à la personne qui a initié le processus d'achat. Même si cette dernière personne répondait à l'immédiat, cette procédure manuelle retardait le processus de paiement de plusieurs semaines rendant difficile son contrôle et son suivi.
Désormais, les factures et les pièces justificatives sont scannées et les images stockées dans OnBase. Les employés du service de comptabilité fournisseurs peuvent visualiser instantanément les documents tout en travaillant dans SAP. Lorsqu’ils rencontrent un problème, un e-mail est automatiquement généré et envoyé au responsable du problème pour résolution ; le suivi et contrôle automatiques de l'ensemble du processus sont assurés à travers un flux de travail dans OnBase.
« Nous n’avons plus tous ces papiers qui s’empilent sur nos bureaux », déclare Wendy Cambarare, responsable de la comptabilité fournisseurs. « À tout moment, nous pouvons connaître les tâches en attente de chacun des employés, les problèmes rencontrés et ce qui n’a pas été fait. » De plus, grâce à la solution OnBase, le service de la comptabilité fournisseurs économise plus de 8 000 dollars par mois.
Accès aux documents d’un simple clic dans SAP
Avec OnBase, les informations et documents relatifs aux transactions sont accessibles directement depuis votre système ERP. Les e-mails, images scannées, documents électroniques, formulaires et autres informations nécessaires au traitement des transactions sont disponibles instantanément depuis votre propre système. Pendant la capture, OnBase extrait automatiquement les valeurs des données opérationnelles relatives aux transactions, ce qui permet d’éliminer les indexations manuelles de documents et de réduire les cycles de traitement.
