Trop de papier : Comment une entreprise s'est débarrassée de ses papiers grâce à OnBase et a évité un déménagement coûteux

Canal Barge avait un problème. Il s'agissait d'une entreprise en pleine croissance dans le secteur du transport maritime, mais elle sombrait sous le poids de son modèle de gestion des comptes créditeurs (AP) reposant sur le papier. Le système avait fonctionné pendant des décennies, mais les dossiers papier avaient envahi son espace de travail. Ils manquaient littéralement de place pour faire des affaires.

Quelque chose devait changer. Canal Barge avait trois choix :  
1. Investir dans une rénovation coûteuse (pour accommoder plus de papiers). 
2. Payer pour déménager dans des locaux plus coûteux (pour accommoder plus de papiers).
3. Éliminez le papier.

C'était en 2013, et un logiciel d'opérations financières intelligent comme OnBase faisait des vagues dans le secteur. Carl Fravel, directeur des systèmes d'information et de la gestion des connaissances, a vu l'écriture sur le mur : « Nous avons identifié la synergie et compris que les économies immobilières suffiraient probablement à financer ce projet ».Canal Barge a implémenté OnBase avec beaucoup de succès. Cet outil a éliminé le papier, conservé son emplacement de longue date et rationalisé les comptes créditeurs et débiteurs. Et le papier n'est pas la seule chose à avoir été économisée; voici quelques autres impacts directs :
• visibilité totale des factures : Plus besoin d'acheminer le papier par courrier interne et de se demander sur quel bureau il se trouve.
• Les données de facturation sont automatiquement saisies par OnBase : La procession manuelle a été éliminée.
• Des audits facilités : les auditeurs peuvent se connecter à OnBase et consulter toutes les factures dont ils ont besoin.

Avec l'élimination de 300 000 à 500 000 feuilles de papier par an, Canal Barge a constaté des retours positifs immédiats.

Dans un environnement d'affaires où la tendance change constamment, OnBase offre des solutions favorables aux membres de l'équipe, aux clients et aux initiatives stratégiques à long terme aussi importantes que l'emplacement des bureaux. Pour Canal Barge, l'adoption d'OnBase a entraîné plus d'affaires et moins de maux de tête pour l'intégrer.

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