Acceso a información con ECM
El propósito de tener un sistema de ECM es que usted pueda acceder a su información importante rápida y sencilla. Quienes necesiten acceder a este contenido podrán hacerlo fácilmente desde cualquier lugar. La experiencia del usuario en una solución ideal de ECM debe ser:
- Personalizada. El software de ECM debe ser intuitivo. La interfaz de ECM permitirá la personalización para adaptarse al estilo de trabajo de preferencia de cada usuario. Cuando sus usuarios tienen la capacidad de personalizar la interfaz, al poner los documentos, formularios, procesos empresariales e informes que les son importantes en la punta de sus dedos, ellos pueden trabajar más eficientemente.
- Integrada. La aplicación principal de sus usuarios es por lo general algo diferente a su sistema de ECM. Cuando necesiten acceder al contenido desde su sistema de ECM, en relación con la información en su pantalla, ellos no deberían tener que hacer malabares entre dos aplicaciones. Asegúrese que su sistema de ECM se extienda a sus otras aplicaciones, como Outlook, SharePoint, Office, sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y todas sus demás aplicaciones importantes.
- Móvil. Su solución de ECM le permitirá disponer de su contenido desde dispositivos móviles y tabletas. Esto es un requisito fundamental porque tener acceso instantáneo a su información desde cualquier lugar tiene un gran impacto en la productividad. Sus procesos no tienen que esperar hasta que las personas regresen a la oficina.
- Sin conexión. ¿Cuenta usted con verdaderos "guerreros" de campo que enfrentan un acceso a la red inconsistente e inestable? Verifique que su sistema de ECM sea capaz de capturar fotografías, recuperar, crear y actualizar documentos y formularios. Usted elimina el tiempo y energía usado en ingresar datos cuando está de regreso en la oficina ya que toda la información es sincronizada automáticamente al conectarse de nuevo a la red.
- Extendida. Es excelente que USTED pueda acceder a toda su información, pero ¿qué tal sus clientes, miembros y estudiantes? Mejore su servicio al cliente permitiéndole a sus clientes enviar formularios, hacer seguimiento de su estado y acceder a los documentos en línea. Usted también elimina el tiempo y el dinero gastado al imprimir y enviar documentos y formularios.