Creando el futuro de la atención al paciente

MetroHealth elimina el papel en toda la organización para mejorar el acceso a la información, la eficiencia y las operaciones.

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El desafío

A pesar de utilizar dos aplicaciones empresariales, MetroHealth System todavía tenía procesos manuales en papel, que retrasaban las operaciones en todos los departamentos. El sistema de salud académico cuenta con un centro médico principal con 861 camas, un hospital de rehabilitación, dos centros de cuidado especializado a largo plazo, un centro de cirugía ambulatorio y una red de centros de salud comunitarios. Para eliminar el papel y optimizar los procesos en todo el hospital, necesitaban una solución que se integrara con sus aplicaciones existentes.

Así fue cómo MetroHealth descubrió OnBase de Hyland.

La solución

Después de un proceso de presentación de propuestas que involucró a más de veinte proveedores, MetroHealth eligió la solución de gestión de contenido empresarial (ECM) de OnBase porque reunía los requisitos del departamento clínico así como los del departamento administrativo. OnBase también se integra con facilidad con más de quinientas aplicaciones, entre ellas las aplicaciones de planificación de recursos (ERP) de MetroHealth como Infor Lawson y su aplicación de historia clínica electrónica (EMR), Epic.

"Obtener la aprobación de una solicitud solía llevar tres semanas y, a veces más. Ahora tardamos sólo tres días en completar la mayoría de las solicitudes. Y lo que es más importante, MetroHealth puede garantizar que se han seguido los procedimientos correctos y puede demostrarlo con registros de auditorías."

Cathy Kowalski
Especialista de sistemas de administración de materiales
de MetroHealth System

OnBase almacena y administra la información electrónica en una base de datos segura y centralizada. Una vez que la información ingresa a la solución, OnBase verifica los datos y asocia la información nueva de manera automática con cualquier documentación relacionada existente en el sistema, eliminando la necesidad de la indexación manual. Mediante la integración de OnBase con Lawson y Epic, MetroHealth garantiza el acceso fácil e inmediato a la información más actualizada. OnBase pone en manos de múltiples usuarios en distintas ubicaciones, el acceso a la información que necesitan, cuando la necesitan. Todo esto sucede desde las pantallas de las aplicaciones que ya conocen y con las que trabajan todos los días.

Con herramientas nativas de procesos empresariales, OnBase automatiza los procesos agilizando la toma de decisiones. Los flujos de trabajo envían las facturas y los pedidos de cambios de los empleados para su revisión y aseguran el cumplimiento de los procesos de adquisición, así como de los protocolos de los centros de atención. OnBase facilitó que MetroHealth incrementara la seguridad, mejorara el acceso a la información y optimizara las operaciones, desde la sala de emergencias hasta el departamento de Recursos humanos.

La diferencia

  • Mejora el acceso a la información: Ya sea un médico que busca una historia clínica en el departamento de emergencias, un empleado de Cuentas por pagar que necesita una factura o un empleado de Recursos humanos que busca historias de pago, ellos pueden encontrar la información que necesitan con sólo presionar una tecla.
  • Asegura el cumplimiento normativo: Cuando el monto de una factura supera el límite de compra de MetroHealth, OnBase la envía al gerente pertinente de forma automática para su revisión. Mediante el uso de reglas empresariales impuestas por MetroHealth, OnBase provee un registro de auditorías completo que asegura que se hace el seguimiento al proceso de aprobación en todo momento.
  • Mejora el cuidado del paciente: OnBase le brinda al personal médico un acceso a historias clínicas de los pacientes más completas, sin tener que salir de Epic. Dado que OnBase verifica la información del paciente y la asocia con la información correcta almacenada en la historia clínica electrónica, el personal médico tiene al alcance de sus manos una historia médica más completa para tomar decisiones más informadas.
  • Acelera el ciclo de ingresos: En MetroHealth, el ciclo de ingresos comienza con la admisión. Al utilizar OnBase para recolectar la documentación del paciente, como los formularios de consentimiento, las credenciales de identificación o de seguro médico al momento del registro, toda la información está disponible de manera inmediata por MetroHealth, dando comienzo a un flujo de trabajo en el departamento de Servicios financieros.
  • Reduce los costos administrativos en todo el hospital: Con la implementación de OnBase en toda la organización, MetroHealth eliminó el papel y todos los retrasos, los atascos y el espacio que conlleva su uso. El departamento de RR.HH. eliminó los veinte archivadores que utilizaba para almacenar más de nueve mil archivos del personal, creando espacio para darle un mejor uso.