Ventajas del proceso de captura inteligente
La captura inteligente de Brainware ayuda a obtener los datos que impulsan su organización de los documentos y contenido entrante a sus sistemas y aplicaciones principales más rápidamente. Con la información disponible, sus empleados pueden ofrecer una experiencia superior a las personas y clientes a los que sirven.
Al garantizar que los empleados trabajen siempre con los datos más precisos y minimizar los puntos de contacto manuales en todos los procesos empresariales, Brainware le ofrece una ventaja competitiva que le permite:
- Conseguir un ahorro de costos inmediato y tangible: Reduzca los costos de mano de obra asociados a la preparación manual de documentos y a la introducción de datos, al tiempo que reduce los costos asociados al almacenamiento y la manipulación de documentos en papel.
- Mejorar la rapidez de los procesos empresariales importantes: Obtenga datos en sus sistemas centrales más rápidamente para acelerar la toma de decisiones y cumplir los objetivos de eficiencia en toda su organización.
- • Optimizar su fuerza laboral: Aumentar la productividad de los trabajadores reduciendo el trabajo manual para que puedan centrarse en a tareas de mayor valor. Mejorar el servicio proporcionando al personal más tiempo con los clientes y proveedores, así como información más precisa a su alcance
Funcionamiento
Si quiere aprovechar todas las capacidades de sus procesos de captura de documentos y datos, su tecnología debe ir más allá de la simple "lectura" de datos de un archivo de imagen. Brainware hace exactamente eso. Comprende la información de un documento, automatiza las tareas y mejora la precisión del proceso de principio a fin haciendo pasar cada documento por una serie de pasos:
1. Clasificación
El primer paso en cualquier proceso de captura es identificar y clasificar a través de documentos entrantes. Antes de entender qué datos hay que buscar en una página, o dónde enviar ese documento para su posterior procesamiento y revisión, hay que entender qué es.
Brainware usa una cantidad de métodos para la clasificación de documentos, pero detrás de todo esto se aprovecha un motor de inteligencia que puede leer la página como un humano. Brainware tiene la capacidad de identificar patrones en el contenido y entender el diseño de diferentes tipos de documentos
A medida que va viendo diferentes tipos de documentos, los compara para definir mejor las características propias de cada tipo. El software sólo necesita ver un pequeño subconjunto de documentos para entender qué podría clasificar de forma exclusiva un tipo determinado. Con ello, puede generalizar y aplicar esa clasificación a muchas más variaciones por aparición de palabras en una página, separación de espacios de color y clasificación de imágenes.
2. Extracción
Después de capturar y clasificar los documentos, Brainware extrae automáticamente y con precisión la información crítica, incluidos los valores impresos a máquina, a mano o con códigos de barras. Para lograrlo, la captura de datos de Brainware utiliza las siguientes tecnologías:
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Extrae caracteres impresos a máquina y a mano
- Reconocimiento óptico de marcas (OMR): Determina una selección de una lista de opciones (es decir, casillas de verificación y círculos rellenos)
- Reconocimiento de códigos de barras (BCR): Extrae los datos de los códigos de barras en el documento
3. Verificación
Los datos deben ser correctos desde el momento en que se introducen en sus sistemas para evitar costosos errores en el futuro. Pedirle al personal que alterne entre sistemas y que manualmente revise la información relacionada es una pérdida de tiempo y de dinero.
Brainware extrae la información de los documentos y ofrece una variedad de métodos para garantizar la precisión de los datos extraídos:
- Usando el formato de los datos para entender la validez del contenido extraído, como la fecha o un número de identificación, con reglas de fácil configuración por campo de datos
- Realiza funciones matemáticas, además de otras reglas configuradas de acuerdo con sus procesos empresariale
- Hacer coincidir los valores extraídos con los ya existentes en sus otros sistemas y bases de datos
- Aprovechar la inteligencia denominada búsqueda tolerante a fallos para hacer coincidir los valores extraídos con las coincidencias cercanas en los sistemas back-end
- Aprender de las correcciones de datos en tiempo real e histórico y la entrada de datos manual para mejorar su capacidad de capturar información con precisión
Brainware marca las excepciones y las presenta a los verificadores junto con el documento para que las corrijan fácil y rápidamente o validen el campo de datos en cuestión. Una vez validados los datos, Brainware entrega inmediatamente los documentos y los datos a los otros sistemas.
4. Integración y entrega
Después de capturar y validar la información crítica, es importante que la información y documentos sean fácilmente accesibles para los que los necesitan.
Brainware se integra con sus otros sistemas, como ERP o SIS, para transmitirles y actualizar automáticamente la información. Además, se puede integrar directamente a los sistemas de gestión de contenido y documentos, como OnBase de Hyland, para entregar las imágenes de documentos. También puede enviar la información relacionada a esos sistemas para automatizar la indexación de documentos.
Automatización inteligente impulsada por la captura de datos
Brainware no solo extrae los datos de los documentos. También verifica automáticamente que los datos son precisos y que se están enviando a las personas adecuadas en su organización. Desde el momento en el que los documentos entran en su organización, Brainware usa su inteligencia para eliminar los pasos manuales, incrementa la eficiencia e impulsa la precisión.
