Reducir la entrada manual de datos

Capturar documentos es solo el primer paso. Todo el contenido entrante debe ser clasificado e indexado para poderse procesar y almacenar efectivamente. Es decir, el sistema debe identificar qué tipo de documento es: un currículo, una factura, etc, y luego elegir la información que usará para buscar para el documento más tarde, el nombre del cliente o de la compañía, fecha de nacimiento, etc.

Aunque solo toma unos segundos escanear un documento, puede llevar minutos de trabajo indexarlo. A menudo, una persona debe mirar cada documento para determinar los términos de recuperación y luego introducirlos manualmente en el sistema. Lo que crea obstáculos.

También es esencial que estos valores sean precisos, sino los documentos se archivarán incorrectamente y pueden retrasar los procesos empresariales más adelante.

El tiempo que lleva indexar los documentos y verificar que los valores son correctos puede hacer que esto sea lo más costoso del proceso.

Para reducir los costos asociados con la indexación manual de los documentos, en Hyland diseñamos específicamente soluciones para reducir o eliminar la indexación mediante el uso de:

Servidores de reconocimiento de código de barras

Incluso con empleados cualificados, la indexación manual de documentos requiere mucho trabajo, es costosa y propensa a errores.

Las soluciones de Hyland pueden usar los códigos de barra para separar, clasificar e indexar automáticamente los documentos empresariales escaneados de su organización, reduciendo la entrada de datos manual y los errores de los usuarios.

Generadores de código de barras

¿Necesita clasificar e indexar sus documentos escaneados sin pasar horas introduciendo datos manualmente? ¿Le gustaría capturar con precisión toda la información necesaria para la indexación directamente desde los sistemas de la línea de negocio con un solo clic?

Las soluciones de Hyland crean portadas con códigos de barras, lo que reduce significativamente los costos y los retrasos de la reintroducción manual. Los errores de la entrada de datos desaparecen y usted puede acelerar los ciclos de los procesos empresariales.

Conjuntos de palabras clave para autollenado

Aunque sus procesos le obliguen a introducir manualmente algunos valores de indexación, los conjuntos de palabras clave para autollenado pueden reducir significativamente el tiempo que pierde indexando sus documentos. A menudo, encontrará documentos con valores de palabras clave similares, como cuando múltiples documentos están relacionados a un cliente. Cada documento puede tener valores de indexación similares, como el ID del cliente, nombre, código postal y número de teléfono.

Cuando introduce estos valores en uno de sus sistemas, su solución de Hyland puede reutilizarlos durante el proceso de indexación de documentos posteriores. En vez de introducir los mismos valores una y otra vez, solo necesita introducir el primer valor único y la solución rellenará automáticamente el resto.

Obtenga más información sobre las soluciones de escaneo de documentos de Hyland.