Handhabung verschiedener Dokumentenversionen

Nehmen wir an, Sie vertreiben Produkte oder Dienstleistungen und beschäftigen eine Reihe von Handelsvertretern, die Ihre Produkte oder Dienstleistungen repräsentieren. Wie kann Ihr Unternehmen Erfolg haben, wenn jeder Ihrer Handelsvertreter eine andere Preisliste verwenden würde oder gar veraltete Verträge oder Bestellformulare?

So wäre Ihr Unternehmen vermutlich nicht erfolgreich. Oder es würde zumindest harte Arbeit erfordern, um mit der Konkurrenz mithalten zu können. Dazu kommen rechtliche Probleme und Schwierigkeiten mit der Einhaltung der Compliance-Vorgaben, die sich aus zu vielen Versionen eines „finalen“ Dokuments ergeben und unnötige Kopfschmerzen verursachen.

Mit einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM), die Funktionen zum Dokumentenmanagement und zur Versions-/Revisionskontrolle bietet, müssen Sie sich darüber nie wieder Sorgen machen. Mit einer gut durchdachten Implementierung können große wie auch kleine Unternehmen die Verwaltung von Dokumenten mit häufig wechselndem Inhalt zentralisieren und ihren Remote-Anwendern die Möglichkeit der Offline-Synchronisierung bieten. Damit wird sichergestellt, dass jeder jederzeit auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreift.

Nehmen wir das Beispiel eines großen Krankenhauses. Ohne einen Standard für die Bekanntgabe neuer Richtlinien kommt es häufig vor, dass Labormitarbeiter diese Bekanntgabe oder die Aktualisierung einer alten Richtlinie verpassen. Mit der OnBase-Lösung von Hyland Software werden Richtlinien in einem zentralen Speicher abgelegt und überwacht. Darüber hinaus kann nun verfolgt werden, wann welcher leitende Arzt eine Richtlinie unterzeichnet hat, während neue Mitarbeiter automatisch stets die aktuellste Version aller relevanten Richtlinien erhalten. 

Bei der Revision einer Richtlinie ist es zudem möglich, einen Entwurf zur Überprüfung an den zuständigen Entscheidungsträger zu senden. Wenn die endgültige Richtlinie feststeht, wird sie vom System zur Bestätigung an einen leitenden Arzt weitergeleitet. Nach 11 Monaten wird der für die Richtlinie Verantwortliche daran erinnert, dass es an der Zeit für die jährliche Überprüfung ist. Auf diese Weise bleibt es den Mitarbeitern erspart, den Zeitpunkt für die Überprüfung der Richtlinie im Blick zu behalten oder lange auf die Bestätigung in Papierform zu warten. Richtlinien werden stets pünktlich aktualisiert und das Krankenhaus erfüllt die Compliance-Vorgaben. 

Diese spielen eine besonders wichtige Rolle, da das Krankenhaus stets auf eine Prüfung durch Aufsichtsinstitutionen vorbereitet sein muss. 

Das Beste ist, dass man mit ECM über das Erstellen, Überarbeiten und Verteilen wichtiger Unternehmensdokumente hinaus in der Lage ist, alle diese Vorgänge zu verwalten. Es gibt kein Chaos mehr, weil Kunden oder Auftraggeber mit älteren Versionen arbeiten, und keine Probleme dadurch, dass wichtige Anmerkungen mit dem Blatt, auf dem sie notiert wurden, verschwinden. Stattdessen können Sie in nie dagewesenem Maße die Übereinstimmung von Dokumenten und die Genauigkeit von Merkmalen sicherstellen.