Alle Informationen stets zur Hand

Überbordende Papierberge sind eine Sache. Überbordende Informationen eine andere. Papier ist mittlerweile ein Material, auf das alle Unternehmen soweit wie möglich verzichten möchten. 

Informationen hingegen sind das Lebenselixier eines konkurrenzfähigen Unternehmens – je mehr desto besser. Aber nicht, wenn die Verwaltung unorganisiert und die Ablage falsch ist oder wichtige Dokumente verschwinden.

Wenn wir von wichtigen Dokumenten sprechen, meinen wir alle Dokumente, die für ein Unternehmen von Bedeutung sind. Wenn Sie ein Finanzdienstleistungsunternehmen sind, dann sind Kredit- und Darlehensbelege wichtig. Für Beschäftigte in der Versicherungsbranche sind alle Dokumente, die mit Schadensfällen zusammenhängen sowohl für die Gewinnermittlung als auch für den Kundendienst maßgeblich. Im Gesundheitswesen sind alle Dokumente wichtig, die zum Patienten gehören. Und es ist egal, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Personalakten und Richtliniendokumente sind für jede Personalabteilung wichtig.

Sicherlich können Sie sich das Chaos vorstellen, das entsteht, wenn ein Glied in der Informationskette verloren geht. Und dabei sprechen wir nicht nur von Papierakten. Auch elektronische Dateien wie E-Mails, Excel-Arbeitsblätter und Word-Dokumente können zu großem Zeitverlust, Einbußen in der Produktivität oder doppelter Arbeit führen, wenn sie dezentral aufbewahrt, schlecht organisiert oder schwierig zu finden sind.

Die Colorado Housing and Finance Authority (CHFA) ist sich all dessen bewusst. Die Organisation hatte zwar zunächst mit Papierbergen zu kämpfen (Projektdateien von über 300 Seiten), konnte aber von dem klaren Records-Management (der elektronischen Verwaltung digitaler Dokumente) profitieren, nachdem eine ECM-Lösung eingesetzt worden war. Die Zeit zum Auffinden von Projektdateien reduzierte sich dadurch von 12 Minuten auf maximal 10 Sekunden, d. h. das Personal wurde deutlich produktiver. Die Audit-Zeit ließ sich von Tagen auf wenige Stunden herabsetzen. Und die CHFA braucht sich keine Sorgen mehr um verlorene Dokumente zu machen.

Warum? Weil eine transaktionale ECM-Lösung eine umfassende Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten ermöglicht, vom Eingang bis zur Vernichtung. Die Dokumente werden zentral aufbewahrt, sie sind leicht auffindbar und sind mit der richtigen Lösung automatisch mit dem zugehörigen Konto, Kunden, Patienten, Angestellten usw. verknüpft.

Doch ECM bietet noch mehr: Dokumente außerhalb der elektronischen Welt, wie physische Patientenblätter, Muster und Originaldarlehensbelege lassen sich ebenso einfach verwalten.

Kurzum, eine ECM-Lösung bringt Klarheit in alle Ihre Daten, elektronische und auch andere, und ermöglicht es Ihnen, wichtige Dokumente schnell zu finden.