Ein Blick in die Zukunft der Patientenversorgung

Metrohealth schafft unternehmensweit Papier ab und optimiert den Informationszugriff, die Effizienz und die Abläufe.

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Die Herausforderung

Obwohl bei The MetroHealth System bereits zwei Enterprise-Anwendungen im Einsatz waren, gab es noch immer papierbasierte manuelle Prozesse, die die Abläufe in allen Abteilungen verlangsamten. Zu dem umfangreichen akademischen Gesundheitssystem gehören ein großes medizinisches Zentrum mit 861 Betten, eine Rehaklinik, zwei Langzeitpflege- und Betreuungszentren, ein ambulantes chirurgisches Zentrum und ein ganzes Netz von lokal ansässigen Einrichtungen der Gesundheitsfürsorge. Zur Abschaffung von Papier und zur Optimierung der Prozesse im ganzen Unternehmen bedurfte es einer Lösung, die problemlos in die vorhandenen Anwendungen integriert werden konnte.

So entdeckte MetroHealth OnBase von Hyland.

Die Lösung

Nach einer Ausschreibung, an der sich nicht weniger als 20 Anbieter beteiligten, entschied sich MetroHealth für das Enterprise-Content-Management (ECM) von OnBase, weil es sowohl die administrativen als auch die klinischen Anforderungen erfüllte. OnBase lässt sich auch nahtlos in mehr als 500 Anwendungen integrieren, einschließlich der von Metrohealth verwendeten Lösungen und Systeme wie Enterprise-Resource-Planning (EPR), Infor Lawson und Epic, (Electronic Medical Record; EMR).

„Die Genehmigung einer Bestellung dauerte früher bis zu drei Wochen, manchmal sogar länger. Jetzt werden die meisten Anfragen in nur drei Tagen abgewickelt. Vor allem werden jetzt bei MetroHealth von allen Beteiligten die richtigen Verfahren eingehalten, was durch Prüfpfade nachweisbar ist.“

Cathy Kowalski
Spezialist für Materialwirtschaftssysteme
The MetroHealth System

OnBase speichert und verwaltet Informationen elektronisch in einer zentralen und gesicherten Datenbank. Sobald Informationen in die Lösung eingegeben werden, überprüft OnBase die Daten und ordnet die neuen Informationen allen zugehörigen Dokumenten zu, die sich bereits im System befinden, wodurch der Prozess der manuellen Indexierung entfällt. Durch die Integration von OnBase in Infor Lawson und Epic kann MetroHealth sicherstellen, dass die aktuellen Daten sofort verfügbar und leicht zugänglich sind. OnBase gewährt zahlreichen Benutzern in vielen Abteilungen an zahlreichen Standorten den Zugriff auf die jeweils benötigten Informationen, jederzeit und per Tastendruck. Und all das geschieht über die vertrauten Benutzeroberflächen der Anwendungen, mit denen die Mitarbeiter jeden Tag arbeiten.

Dank nativer Geschäftsprozesstools automatisiert OnBase die Prozesse und sorgt so für eine weitere Beschleunigung der Entscheidungsfindung. Workflows leiten Rechnungen und Änderungsanträge von Mitarbeitern zur Überprüfung weiter und gewährleisten die Compliance mit den Beschaffungsprozessen sowie auch den Point-of-Care-Protokollen. Mit OnBase konnte MetroHealth die Sicherheit erhöhen, den Informationszugriff verbessern und die Abläufe aller Abteilungen von der Notaufnahme bis zur Personalabteilung optimieren.

Der Unterschied

  • Besserer Informationszugriff: Ganz gleich, ob ein Arzt auf der Suche nach einem Krankenblatt aus der Notaufnahme ist, eine Sachbearbeiterin der Kreditorenabteilung eine Rechnung benötigt oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung Vergütungsverläufe überprüfen möchte: Diese Dokumente sind bei Bedarf nur einen Tastendruck entfernt.
  • Compliance: Wenn der Betrag einer Rechnung dem Einkaufsschwellenwert entspricht, sendet OnBase diese automatisch an die entsprechenden Manager zur Überprüfung. Basierend auf den von MetroHealth festgelegten Geschäftsregeln bietet OnBase einen vollständigen Prüfpfad und stellt sicher, dass der Genehmigungsprozess in jedem einzelnen Fall eingehalten wird.
  • Verbesserte Patientenversorgung: OnBase bietet dem Klinikteam Zugriff auf umfassendere Patientendaten – alles innerhalb von Epic. Da OnBase die Patienteninformationen validiert und dem richtigen Patientendatensatz im EMR-System zuordnet, steht den Medizinern immer die vollständige Krankengeschichte zur Verfügung, sodass sie fundiertere Entscheidungen treffen können.
  • • Kürzerer Umsatzzyklus: Bei MetroHealth beginnt der Umsatzzyklus mit der Anmeldung. Durch den Einsatz von OnBase zur Erfassung von Patientendokumenten (z. B. Personalausweise, Versicherungskarten oder Einwilligungserklärungen) bei der Anmeldung sind diese Informationen sofort in MetroHealth verfügbar, wodurch ein Workflow in der Abteilung Patient Financial Services anläuft.
  • • Reduzierte administrative Kosten systemweit: Durch die Implementierung von OnBase im gesamten Unternehmen konnte MetroHealth Papier und alle damit verbundenen Verzögerungen, Engpässe und nicht zuletzt Platzbedarfe beseitigen: Allein in der Personalabteilung entfielen 20 Aktenschränke, die der Lagerung von mehr als 9.000 Personalakten dienten. Dieser Platz kann jetzt besser genutzt werden.