Vorteile des intelligenten Erfassungsprozesses

Brainware Intelligent Capture unterstützt Sie bei der Versorgung Ihres Unternehmens mit wichtigen Informationen, indem es Daten aus eingehenden Inhalten und Dokumenten erfasst und schnell in Ihre Kernsysteme und anwendungen überführt. Da die Informationen für Ihre Mitarbeiter direkt griffbereit sind, können sie Ihren Kunden eine erstklassige Erfahrung bieten.

Brainware stellt sicher, dass Ihr Personal stets über genaueste Daten verfügt und manuelle Berührungspunkte in allen Geschäftsprozessen minimiert werden. Fazit: Sie erhalten einen Wettbewerbsvorteil, der Folgendes bietet:

  • Sofortige, greifbare Kosteneinsparungen: Senken Sie die Arbeitskosten im Zusammenhang mit der manuellen Dokumentvorbereitung und Dateneingabe und verringern Sie gleichzeitig die Kosten für die Aufbewahrung und Bearbeitung von Papierdokumenten.
  • Beschleunigung kritischer Geschäftsprozesse: Nehmen Sie Daten schneller in Ihre Kernsysteme auf, um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und unternehmensweit Effizienzziele zu erreichen.
  • Optimierung Ihrer Mitarbeiterschaft: Steigern Sie die Produktivität von Wissensarbeitern, indem sie von manuellen Arbeiten abgezogen und Aufgaben mit höherem Mehrwert zugeteilt werden. Verbessern Sie den Service, indem Sie Mitarbeitern mehr Zeit für Kunden und Lieferanten einräumen und ihnen genauere Informationen griffbereit zur Verfügung stellen.

So funktioniert es

Wenn Sie Ihre Dokumente und Datenerfassungsprozesse optimal nutzen möchten, muss Ihre Technologie mehr können als nur Daten aus einer Bilddatei „lesen“. Brainware kann mehr. Sie versteht die Informationen eines Dokuments, automatisiert Aufgaben und verbessert die End-to-End-Prozessgenauigkeit, indem jedes Dokument einer Reihe von Schritten unterzogen wird:

1. Klassifizierung

Der erste Schritt in jedem Erfassungsprozess ist das Identifizieren und Sortieren eingehender Dokumente. Bevor Sie wissen, nach welchen Daten auf einer Seite gesucht oder wohin das betreffende Dokument zwecks Weiterverarbeitung und Prüfung geschickt werden soll, müssen Sie verstehen, worum genau es sich handelt.

Brainware setzt eine Reihe von Methoden zur Dokumentklassifizierung ein. Der Lösung zugrunde liegt jedoch eine intelligente Engine, die Seiten wie ein Mensch lesen kann. Brainware besitzt die Fähigkeit, in Inhalten Muster zu erkennen und das Layout verschiedener Dokumenttypen zu verstehen.

Immer dann, wenn sie mit verschiedenen Dokumenttypen konfrontiert wird, vergleicht sie diese miteinander, um die für jeden Typen spezifischen Eigenschaften besser definieren zu können. Die Software kann anhand nur einer kleinen Teilgruppe von Dokumenten erkennen, wie sich ein bestimmter Typ klassifizieren lässt. Diese Klassifizierung wird dann generalisiert und auf viele andere Variationen angewendet. Dazu werden Vorkommen von Wörtern auf einer Seite, Farbraumtrennung und Bildklassifizierung herangezogen.

2. Extraktion

Nach der Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten extrahiert Brainware automatisch und genau kritische Informationen, u. a. maschinengedruckte, handschriftliche oder Barcode-Werte. Dazu setzt die Datenerfassung von Brainware folgende Technologien ein:

  • Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR): Extrahiert maschinengedruckte und handschriftliche Zeichen
  • Optische Markierungserkennung (Optical Mark Recognition, OMR): Bestimmt eine Auswahl aus einer Liste von Optionen (d. h. Kontrollkästchen und ausgefüllte Kreise)
  • Barcode-Erkennung (Bar Code Recognition, BCR): Extrahiert Daten aus im Dokument befindlichen Barcodes

3. Verifizierung

Daten müssen bereits bei der Einführung in Ihre Systeme genau sein, um kostspielige Folgen von Fehlern zu vermeiden. Es ist jedoch eine Verschwendung von Zeit und Geld, von Mitarbeitern zu verlangen, dass sie zwischen Systemen wechseln und zugehörige Informationen manuell prüfen.

Brainware extrahiert Informationen aus Dokumenten und bietet eine Reihe von Methoden, um die Genauigkeit extrahierter Daten zu gewährleisten:

  • Verwendung von Datenformaten mit leicht konfigurierbaren Regeln pro Feld, um die Validität des extrahierten Inhalts zu überprüfen – z. B. Datum oder Identifikationsnummer
  • Ausführung mathematischer Funktionen sowie Anwendung anderer konfigurierter Regeln je nach Ihren Geschäftsprozessen
  • Abgleich von extrahierten Werten mit bereits in Ihren anderen Systemen und Datenbanken vorhandenen Werten
  • Nutzung einer Intelligenz, die auch als fehlertolerante Suchfunktion bezeichnet wird, um extrahierte Werte mit Beinahe-Übereinstimmungen in Backend-Systemen abzugleichen
  • Lernen von historischen und Echtzeit-Datenkorrekturen sowie von manueller Dateneingabe zur weiteren Verbesserung der genauen Erfassung von Informationen
  • Brainware kennzeichnet alle Ausnahmen und präsentiert sie Prüfern zusammen mit dem Dokument, sodass das fragliche Datenfeld schnell und einfach korrigiert oder validiert werden kann. Nach der Validierung stellt Brainware die Dokumente und Daten sofort Ihren anderen Systemen zu.

    4. Integration und Zustellung

    Nach der Erfassung und Validierung müssen die kritischen Informationen und Dokumente für diejenigen Mitarbeiter, die sie benötigen, leicht zugänglich sein.

    Brainware integriert sie in Ihre anderen Systeme – wie ins ERP oder SIS –, damit Informationen automatisch weitergeleitet und aktualisiert werden können. Außerdem kann die Software direkt in Dokumenten- und Content-Management-Systeme wie OnBase von Hyland integriert werden, um Dokumentbilder zuzustellen. Darüber hinaus kann sie die zugehörigen Informationen in diese Systeme übertragen, um die Indexierung der Dokumente zu automatisieren.

    Intelligente Automatisierung unterstützt von Datenerfassung

    Brainware beschränkt sich nicht nur auf das Extrahieren von Daten aus Dokumenten. Die Lösung kann darüber hinaus automatisch verifizieren, ob Daten genau sind, und sie den richtigen Personen in Ihrem Unternehmen zustellen. Ab dem Moment, an dem Dokumente in Ihr Unternehmen eingehen, verwendet Brainware Intelligenz, um manuelle Schritte auszuschalten, die Effizienz zu steigern und die Genauigkeit zu verbessern.

    Erfahren Sie mehr über die Technologie hinter Brainware.