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Integration in SAP ArchiveLink

Mit der Integration Suite for SAP ArchiveLink verknüpfen Sie in Ihrer gesamten Organisation Unternehmenstransaktionen mit Unternehmensdokumenten. Statt Aktenschränke oder Computer nach Informationen durchsuchen zu müssen, haben Ihre Mitarbeiter jetzt direkt über die Symbolleiste der SAP-Fenster Zugriff auf die Dokumente, die mit ihren Unternehmenstransaktionen zusammenhängen. Dies verkürzt Bearbeitungs- und Reaktionszeiten, ohne dass für Sie Schulungskosten anfallen.

Da OnBase Integration for SAP ArchiveLink in fast jeder SAP-Transaktion bereitgestellt werden kann, können Organisationen ihre Dokumente und Daten in Bereichen verknüpfen, die das gesamte Unternehmen betreffen, z. B. Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Personalwesen, Lieferantenvertragsmanagement, Facilities-Management und mehr.

SAP und OnBase in Echtzeit synchronisieren

OnBase kann auch auf Datenebene in SAP integriert werden. Wenn ein Benutzer einen Eintrag in SAP aktualisiert, wird OnBase automatisch im Hintergrund aktualisiert, und wenn in OnBase Änderungen vorgenommen werden, findet eine sofortige Aktualisierung in SAP statt. OnBase Integration for SAP ArchiveLink stellt die konstante Synchronisation sicher, damit Sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten, Dokumenten und Prozessen verbringen.

SAP kürzt die Rechnungsbearbeitungsdauer bei Moen 

Bei Moen, einem führenden Hersteller von Bad- und Küchenarmaturen in den USA, arbeitet die Kreditorenbuchhaltung mit SAP, um die Buchhaltung zu optimieren. Das Unternehmen arbeitete jedoch bis vor kurzem noch mit Papierrechnungen, Packzetteln und erstellte Aufträge per Hand. Wenn die Mitarbeiter beim Bearbeiten von Rechnungen auf Probleme stießen, was über 250-mal pro Monat geschah, hefteten sie ein orangefarbenes Formular an die Dokumente und schickten sie mit der Hauspost an die Person, die den Einkauf getätigt hatte. Selbst wenn diese Person schnell reagierte, verzögerte dieser manuelle Prozess die Bearbeitung oft um mehrere Wochen und war schwer zu verfolgen. 

Heute werden die Rechnungen und zugehörigen Dokumente gescannt und als Bilddateien in OnBase gespeichert. Die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung können die Dokumente sofort einsehen und gleichzeitig in SAP arbeiten. Wenn ein Problem auftritt, erstellt der Mitarbeiter automatisch eine E-Mail an die verantwortliche Person und der gesamte Prozess wird über einen Workflow in OnBase automatisch verfolgt und überwacht. 

„Unsere Schreibtische werden nicht mehr durch Papierstapel blockiert“, sagt Wendy Cambarare, AP Manager. „Wir wissen jederzeit genau, wer wofür zuständig ist, welche Probleme es gibt und was noch zu erledigen ist.“ Darüber hinaus spart das Kreditorenbuchhaltungsteam mit der OnBase-Lösung über 8000 US$ pro Monat. 

Zugriff auf Dokumente mit einem Mausklick in SAP

Mit OnBase sind Informationen und Dokumente, die mit einer Transaktion zusammenhängen, direkt vom ERP-System aufrufbar. E-Mail, eingescannte Bilder, elektronische Dokumente, Formulare und alle Informationen, die zur Verarbeitung von Transaktionen erforderlich sind, sind direkt über das IT-System verfügbar. Während der Erfassung ruft OnBase automatisch Werte aus den Transaktionsdaten ab, eliminiert dadurch die manuelle Dokumentindexierung und verkürzt die Prozesszyklen.