Manuelle Indexierung reduzieren oder eliminieren

Die Erfassung von Dokumenten ist nur der erste Schritt. Alle eingehenden Inhalte müssen klassifiziert und indexiert werden, damit sie effizient verarbeitet oder gespeichert werden können. Mit anderen Worten: Das System muss erst einmal feststellen, um welches Dokument es sich handelt – einen Lebenslauf, eine Rechnung usw. – und kann dann auswählen, nach welchen Informationen das Dokument später abgesucht wird – Kundennamen, Unternehmensnamen, Datum usw.

Der Scan eines Dokuments dauert zwar nur wenige Sekunden, aber die Indexierung kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Oft muss ein Benutzer jedes Dokument einzeln ansehen, um die Abrufbedingungen zu bestimmen und sie dann manuell in das System einzugeben. Der Engpass ist vorprogrammiert.

Außerdem müssen diese Werte unbedingt genau sein, denn wenn die Dokumente falsch abgelegt werden, kann dies später zu einer Verzögerung der Geschäftsprozesse führen.

Die Zeit für die Indexierung von Dokumenten und die Sicherstellung, dass die Werte korrekt sind, kann dies zur kostspieligsten Phase des gesamten Prozesses machen.

Um die Kosten im Zusammenhang mit der manuellen Indexierung von Dokumenten niedrig zu halten, haben wir spezielle Hyland-Lösungen entwickelt, mit denen die manuelle Indexierung reduziert oder ganz eliminiert wird. Dazu verwenden wir:

Barcode-Erkennungs-Server

Selbst mit gut ausgebildeten Mitarbeitern ist die manuelle Indexierung von Dokumenten arbeitsintensiv, teuer und fehleranfällig.

Hyland-Lösungen können anhand von Barcodes die eingescannten Geschäftsdokumente Ihres Unternehmens automatisch trennen, klassifizieren und indexieren. So wird der Arbeitsaufwand reduziert und es treten wesentlich weniger Fehler auf als bei der manuellen Dateneingabe.

Barcode-Generatoren

Möchten Sie gescannte Dokumente klassifizieren und indexieren, ohne zahlreiche Stunden für die manuelle Dateneingabe aufzuwenden? Würden Sie gerne alle Informationen, die für die Indexierung erforderlich sind, per Mausklick direkt aus Branchensystemen genau erfassen?

Da Hyland-Lösungen Barcode-Deckblätter erstellen, fallen wesentlich weniger Kosten für manuelle Neueingaben an und es kommt zu erheblich weniger Verzögerungen. Fehler bei der Dateneingabe verschwinden, und Sie können Ihre Geschäftsprozesszyklen beschleunigen.

Autofill-Attributsätze

Selbst wenn Ihre Prozesse die manuelle Eingabe einiger Indexierungswerte erfordern, können Autofill-Attributsätze die für die Indexierung aufgewendete Zeit erheblich reduzieren. Häufig kommen in Dokumenten ähnliche Attributwerte vor – wenn sich beispielsweise mehrere Dokumente auf einen einzigen Kunden beziehen. Jedes Dokument kann ähnliche Indexierungswerte aufweisen, wie etwa Kundenkennung, Name, Postleitzahl und Telefonnummer.

Sobald Sie diese Werte in eines Ihrer Systeme eingeben, kann Ihre Hyland-Lösung sie während des Indexierungsprozesses für nachfolgende Dokumente wiederverwenden. Anstatt dieselben Werte immer wieder erneut einzugeben, müssen Sie lediglich den ersten eindeutigen Wert eingeben, und die Lösung füllt den Rest automatisch aus.

Informieren Sie sich jetzt näher über Dokumentenscanlösungen von Hyland.