作成から最終的な廃棄に至るまで、業務の中で大量に生成されるビジネスコンテンツのライフサイクル全体を管理することが企業責任を維持し、内部統制強化に繋がります。

これまでは、人に依存していた文書の受け渡し、文書の紐付けやデータ確認といった事務作業を、OnBaseワークフローを活用することで自動化でき、また標準化された一貫した業務の遂行を確保できます。さらに人が作業をすることにより発生する入力ミス、文書の紛失を回避できます。

OnBaseワークビューは、ISOコンプライアス、内部監査のテスト結果を証憑と紐付けて保存できる内部統制支援ツールとしてなど、文書、データ、連絡事項を集約統合して管理するソリューションを構築できます。

「誰がどの文書を閲覧できるか」「どの作業を実行できるか」といったアクセス権限を細かく設定できるので高度なセキュリティを維持でき、また文書ごとに操作履歴が自動記録されるのでコンプライアンスに対応したコンテンツ管理の実践を促進します。

保有期間を過ぎたコンテンツを常に消去することは、リスク軽減戦略における重要な要素です。OnBaseの文書保有機能は、指定期間だけでなく、イベントに基づいた文書の保守と消去を自動で実行できます。また着信、送信メールすべての取り込みを行うEメールアーカイブ機能も提供しています。