Alliant Credit Union
金融協同組合は、より堅牢なECMソリューションを実装し、企業全体の効率を向上させます。
課題
Alliantには エンタープライズコンテンツ管理ソリューション が導入されていたものの、少数の部門におけるスキャニング、分類、文書検索といった限られた形でのみ使用していました。Alliantは、全社的に容易に拡張可能なロバストなECMソリューションが必要だと理解しました。ソリューションには、時間がかかる紙ベースの処理を自動化するに十分ロバストな、簡単に設定可能なワークフローソフトウェアを含める必要もありました。
30+
年以上にわたり金融サービス業界にサービスを提供
3,500+
グローバル金融サービス顧客数解決策
Alliantは、ハイランドの OnBaseコンテンツサービス・プラットフォーム を実装し、文書や情報の自動取り込みを開始しました。今では、信用組合の書類の95%以上が電子化されています。
「しかし、私たちは文書画像を保存する以上のことをやりたかったのです」と、Alliantの運用担当副社長のHeather Lallyは述べています。
そこで、Alliantは、OnBaseを活用して文書の印刷をやめ、代わって複数のシステムから電子的に文書にアクセスするようにしました。さらに、Alliantの既存Symitar基幹処理システムとの OnBase統合 により、担当者は慣れた画面から離れることなく、レポートや信用組合の組合員のあらゆる文書に迅速かつセキュアにアクセスしています。
電子化で業務の流れを促進
次に、Alliantは、OnBaseとパワフルなワークフローソフトウェアを使用して 手作業による買掛処理プロセス を変革しました。同行は、 人事 オンボーディング、買掛 請求書処理、法務 契約書管理という3つのミッションクリティカルなワークフローを簡単に構築しました。
今では、同信用組合は、プロセスを通じて文書や情報を自動的に転送して関係者に通知しています。ワークフローがプロセスを最適化 する例として、期限通りに承認をしない場合、システムが自動的に承認依頼を次のレベルに引き上げることが挙げられます。
「これにより、請求書が机上に長く放置されることによる延滞料が削減されます」とLally氏は述べています。
構造化した処理によって、効率化し、精度を上げ、コストを削減しました。これによって、組合員により優れたサービスを提供できるよう、迅速な行動を継続することができます。
— Alliant Credit Union、事業部長、Heather Lally氏
別の重要なワークフローでは、Alliantの300のサードパーティ契約のいずれかが更新となったとき、マネージャーに警告が発せられます。このソリューションは、適性評価、見積依頼、契約交渉など、ワークフローにおける契約の更新や開始の進行を追っていきます。
詐欺対策ソリューションの開発
Alliantとハイランドはチームを組み、詐欺管理ソリューションを構築しましたが、ソリューションは、Alliantのニーズのみに合わせたものではなく、あらゆる規模の信用組合に拡張できるものにしました。結果、使いやすく、従業員が1時間で習得するシステムになりました。
複数のExcelシートを使って相互参照する必要性を排除したことで、ソリューションは、Alliantの詐欺調査担当者の時間を1日あたり数時間節約しています。以前なら毎月の詐欺報告を取り出すのに4～5時間かかっていましたが、今では、10分もかかりません。プロセスをさらに最適化する OnBaseのケース管理ソリューション を使用することで、調査担当者は、詐欺行為の調査に関わるあらゆるデータ (記録、ドキュメント、フォーム、履歴など) の記録、アクセス、やりとりを容易に実行できます。
「詐欺ケース管理ソリューションを使用することで、分析ができるようになっただけでなく、複数の詐欺分析者が同時に調査を行えるようになりました」とオペレーション部門のシニアマネージャ、Jason Knapp氏が説明します。
企業全体に目を向けると、同信用組合は企業全体を最適化する別の方法を見出したと言えます。
優位性
- Symitarとの統合：OnBaseとSymitarを統合することで、Alliantでは、従業員が使い慣れたコンピューター画面にいながら瞬時に情報にアクセスできるようになり、より多くの時間を組合員に集中させることができます。
- 買掛処理時間を70％削減：「買掛ソリューションを導入する前は、2人の正社員 (FTE) が多くが手作業のプロセスを管理していました。現在は、半分の正社員で自動化したプロセスを管理しているため、従業員を別の部署に配置できます。これは私たちにとって大きな勝利でした」とKnapp氏が語っています。
- 不正調査を簡素化：これまで4～5時間かかっていたレポート作成が10分で完了します。
- 企業全体のプロセスを最適化：ファイルキャビネットやファイル共有を検索する代わりに、全従業員が数回のクリックで必要な文書や情報にアクセスできます。