Gestione degli archivi fisici

In alcuni casi, i documenti non possono essere dematerializzati, non è possibile convertirli in file elettronici. Indipendentemente dal fatto che si tratti di supporti fisici (polizze, campioni, vecchi dossier ecc.) oppure che siate costretti dai regolamenti a conservare copie fisiche di documenti (per esempio relativi a mutui ipotecari), si tratta pur sempre di registrazioni che devono essere gestite. OnBase Physical Records Management vi consente di gestire tali documenti nello stesso luogo in cui conservate i vostri documenti elettronici. OnBase tiene traccia della posizione dei documenti, gestisce le attività di archiviazione ed estrazione e il trasferimento della custodia, infine avverte l’utente quando i documenti possono essere definitivamente eliminati.

Applicazione

Molte organizzazioni devono conservare, oltre che le copie elettroniche, anche i documenti fisici per un determinato periodo di tempo. Con OnBase, è possibile gestire entrambe le copie nello stesso posto. Se l’utente deve consultare la copia fisica, sarà sufficiente un doppio clic sulla copia elettronica per scoprire dove si trova. E quando il documento ha raggiunto la fine del ciclo di vita, OnBase avverte che entrambe le copie possono essere soppresse.

Caratteristiche principali

• Gestione dei documenti fisici ed elettronici in un singolo sistema.
• Applicazione di una politica uniforme di gestione dei documenti per le strutture di archiviazione fisica e i repository elettronici.
• Estensione della conformità normativa alle prassi di conservazione delle registrazioni fisiche.