Conservazione dei documenti

In molti casi, conservare tutti i documenti sembra essere la soluzione migliore. In questo modo, perlomeno, non si corre il rischio di disfarsi per errore di quanto deve essere legalmente custodito... La realtà, tuttavia, non è così semplice. Conservare documenti non necessari comporta un notevole spreco di costoso spazio di immagazzinamento e i documenti conservati troppo a lungo possono rivelarsi un rischio dal punto di vista della legal discovery. Con OnBase Document Retention è possibile gestire in modo efficiente la distruzione dei documenti al termine del ciclo di vita.

Applicazione

Negli uffici risorse umane, CV e lettere di accompagnamento non devono essere conservati per sempre dopo che è stata presa la decisione di non contattare il mittente. L’ufficio risorse umane può eliminare automaticamente confusione e disordine dai sistemi dopo che il documento ha assolto gli scopi per i quali era stato redatto. Alternativamente, i documenti possono essere immessi in un flusso di lavoro che prevede che un incaricato li esamini prima della definitiva rimozione dal sistema.

Caratteristiche principali

• Favorisce il rispetto dei requisiti normativi attraverso l’applicazione di regole per la conservazione e l’eliminazione dei documenti.
• Riduce al minimo i rischi legali associati alla conservazione per troppo tempo dei documenti.
• Diminuisce i costi di soppressione manuale dei documenti inutili.
• Consente di risparmiare spazio prezioso eliminando automaticamente i documenti senza più valore.