Physical Records Management

Certains documents ne peuvent pas être convertis au format électronique. Que vous gériez des ressources physiques (pièces à conviction, échantillons, archives volumineuses, etc.) ou que la loi vous oblige à conserver des copies papier de vos documents (emprunts hypothécaires, etc.), vous devez malgré tout gérer ces ressources comme des enregistrements électroniques. L’application Physical Records Management d’OnBase vous permet de gérer ces ressources via le même système que vos enregistrements électroniques. En effet, OnBase assure le suivi de leur lieu de stockage, gère les entrées et sorties et les transmissions, et envoie une alerte lorsque les documents peuvent être détruits.

Application

Bon nombre d’entreprises sont tenues de conserver certains documents au format papier (et non seulement au format électronique) pendant un certain laps de temps. Avec OnBase, il est possible de gérer ces deux formats via le même système. Si vous avez besoin d’accéder à la copie physique, il suffit de double-cliquer sur la copie électronique pour connaître l’emplacement de stockage de la copie papier. Une fois que le document n’est plus utile, OnBase envoie une alerte pour la destruction du document, sous sa forme physique et électronique.

Principaux avantages

• Gestion des documents physiques et électroniques au sein d’un même système.
• Mise en place de règles cohérentes pour la rétention des documents, au niveau des lieux de stockage physiques et des référentiels électroniques.
• Application des initiatives de conformité aux pratiques de gestion des enregistrements physiques.