Document Retention

Vous pensez peut-être qu’en fin de compte, il est plus simple de conserver tous vos documents. Ainsi, vous êtes certain de ne pas supprimer des documents que vous auriez dû conserver et vous n’aurez aucun problème de conformité. En réalité, ce n’est pas aussi simple ! Si vous conservez trop de documents inutiles, vous générez des coûts de stockage très élevés et vous aurez du mal à retrouver les documents demandés en cas d’enquête judiciaire. Avec la solution Document Retention d’OnBase, vous pouvez facilement mettre en place une stratégie de rétention des données adaptée, permettant de détruire les documents une fois qu’ils sont devenus inutiles.

Application

Un département de ressources humaines n’est pas tenu de conserver indéfiniment les CV et les lettres de motivation des candidats qui n’ont pas été retenus. Dans ce cadre, le service RH peut supprimer automatiquement les documents du système une fois qu’ils ne sont plus utiles, sans intervention humaine. Ou il peut transmettre ces documents dans le cadre d’un workflow, afin qu’une personne habilitée les examine avant de les supprimer du système.

Principaux avantages

• Amélioration de la conformité via l’application de règles de rétention et de suppression des documents.
• Limitation des risques légaux associés à la rétention des documents au-delà de la période nécessaire.
• Réduction des coûts associés à la suppression manuelle des documents inutiles.
• Gains en termes d’espace de stockage, via la suppression automatique de tous les documents devenus utiles.