ECM-Grundlagen: Aufgabe und Funktionsweise Ihres ECM-Systems

ECM-Lösungen bedeuten nicht für alle Unternehmen das Gleiche. Manche nennen es „Dokumentenmanagement“, manche nennen es „Document Imaging“ und manche kennen es unter der Bezeichnung „Enterprise Content Management“.

Die Aufgabe eines Content Management-Systems wie OnBase besteht darin, die Lücken zwischen Ihren Prozessen, Anwendungen und Abteilungen zu schließen. Wenn wichtige Dokumente verloren gehen, wenn Sie keine oder kaum eine Übersicht über Ihre täglichen Geschäftsprozesse haben oder wenn das Auffinden von Informationen schwierig und zeitaufwändig ist, kann Ihnen eine Lösung für Content Management helfen. Mit einem ECM-System können Sie:

• Dokumente in jedem Format erfassen – z.B. Papierdokumente, E-Mails, computergenerierte Berichte und elektronische Formulare
• Inhalte anhand der Geschäftsregeln Ihres Unternehmens verwalten und in Echtzeit den Status von Abläufen überwachen
• Inhalte speichern, organisieren und nachverfolgen, sodass die Dokumente bei Bedarf zur Hand sind
• Dokumente bei Bedarf sofort zur Verfügung stellen, damit die Prozesse beschleunigt werden und die Kosten niedrig bleiben
• Ihre Dokumente sichern und schützen, um interne und externe Vorschriften einzuhalten.